ماهي لوحة كانبان ( Kanban board) و كيفية الاستفادة منها في إدارة المهام

ماهي لوحة كانبان ( Kanban board)

لوحة كانبان أو kanban board هي أحد منهجيات الـ Agile  لإدارة المشاريع مصممة للمساعدة في تصور العمل ، والحد من العمل الجاري ، وزيادة الكفاءة (أو التدفق) ، حيث  تستخدم لوحات Kanban البطاقات والأعمدة والتحسين المستمر لمساعدة فرق التكنولوجيا والخدمات على الالتزام بالقدر المناسب من العمل وإنجازه.

تتطلب طريقة كانبان التواصل والشفافية حتى يعرف جميع أعضاء أي فريق بالضبط مرحلة التطوير ويمكنهم رؤية حالة المشروع في أي وقت فهي منهجية تركز بشكل أساسي على قدرة الفريق وهو الأفضل للعمليات التي تخضع لتغييرات صغيرة.

هذه المنهجية مفيدة أيضًا في أقسام الأعمال الفردية ، مثل الموارد البشرية والتسويق وما إلى ذلك ، مما يوفر الرؤية المرغوبة لجميع مهام الفريق ، كما انها مفيدة للطلاب أيضاََ

مبادئ كانبان الستة الأساسية

تعتمد طريقة كانبان على ستة أسس لإدارة التغيير وتقديم الخدمات وهي :

1. ابدأ بما لديك الآن: كانبان يدور حول التحسين المستمر ، لكنه يبدأ بفهم العمليات ومهام سير العمل الحالية.

2. توافق على متابعة التغيير التدريجي التطوري: بدلاً من محاولة إجراء تحول واسع النطاق دفعة واحدة ، يدعو كانبان إلى إجراء تغييرات صغيرة وتدريجية تعتمد على بعضها البعض بمرور الوقت.

3. تشجع الأعمال القيادية على جميع المستويات: كانبان ليس فقط للمديرين أو قادة الفريق ولكن لجميع المشاركين في العمل ، حيث يمكن لأي شخص يعمل على المشروع تولي القيادة واقتراح التحسينات بناءً على ملاحظاتهم.

4. التركيز على احتياجات العملاء وتوقعاتهم: يعزز Kanban فهم احتياجات وتوقعات عملائك لرفع جودة الخدمات المقدمة والقيمة التي تخلقها.

5. إدارة العمل وليس العاملين: يحترم Kanban الأدوار والمسؤوليات الحالية لأعضاء الفريق ويمكّن قدرات الأشخاص على التنظيم الذاتي حول العمل.

6. مراجعة شبكة الخدمات بانتظام: يشجع كانبان على التعاون ويشجع أعضاء الفريق على مشاركة ملاحظاتهم وأفكارهم وتعليقاتهم لتحسين العمل من خلال المراجعات المنتظمة لشبكة الخدمات بأكملها.

كيف تعمل لوحة  كانبان ؟

من أجل تنفيذ ناجح لبرنامج كانبان ، تعتمد الطريقة على ست ممارسات أساسية:

1. تصور سير العمل: يساعد إنشاء تمثيل مرئي لسير العمل في تحديد الاختناقات ، وتصور تدفق العمل ، وجعل العمل أكثر شفافية.

2. الحد من العمل الجاري: يساعد الحد من حجم العمل الجاري على منع تعدد المهام وتحسين التركيز على إكمال مهمة واحدة في كل مرة ، وبالتالي تحسين الكفاءة وتقليل المهلة الزمنية.

3. إدارة التدفق: يهدف Kanban إلى المساعدة في تحسين التدفق الذي يمكن تحقيقه من خلال مراقبة مقاييس التدفق ، وتحديد الاختناقات ومعالجتها ، وتحسين سير العمل باستمرار.

جعل سياسات العملية صريحة: يساعد تحديد سياسات العمليات واتباعها بوضوح على ضمان أن يفهم الجميع كيف يُفترض أن يتم العمل ، مما يقلل من سوء الفهم ويعزز الاتساق.

4. تنفيذ حلقات التغذية الراجعة: يؤكد كانبان على أهمية الحصول على التعليقات من العملاء وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق كطريقة لتحديد مجالات  ونقاط التحسين.

5. التحسين التعاوني: Kanban هي عملية تحسين مستمرة تشجع على التعاون والتجريب لتحديد المشكلات وحلها ، والتحسين المستمر ، وتطوير عملياتها لتلبية احتياجات عملائها بشكل أفضل.

مكونات لوحة كانبان 

على الرغم من أنها تبدو طريقة سهلة لتحسين عمليات عملك ، إلا أن كانبان أكثر من مجرد تصور لعملك ، فأنت تحتاج إلى الاهتمام بالتفاصيل والتعرف على المصطلحات الأساسية في كانبان إذا كنت ترغب في الاستفادة من تطبيق الطريقة.

إليك مسرد مختصر لمصطلحات و مكونات لوحة كانبان سيساعدك على البدء : 

لوحة Kanban: تعد لوحة Kanban أحد المكونات الرئيسية لطريقة Kanban وهي المكان الذي تتخيل فيه جميع عناصر العمل ، يجب تقسيمها إلى ما لا يقل عن 3 أعمدة – مطلوب ، قيد التنفيذ ، تم التنفيذ 

بطاقة كانبان: تمثل بطاقات كانبان عناصر العمل المختلفة التي تتحرك عبر لوحة كانبان ، وتحتوي على تفاصيل مهمة حول المهام ، مثل الوصف والموعد النهائي والحجم والمكلفين وما إلى ذلك.

الأعمدة: يتم تقسيم لوحة كانبان عموديًا ، ويمثل كل عمود مرحلة مختلفة من سير العمل. تحتوي كل لوحة كانبان على 3 أعمدة افتراضية: مطلوب ، قيد التقدم ، تم. اعتمادًا على مدى تعقيد عملية العمل ، ويمكن تقسيم هذه المراحل الثلاث إلى العديد من الأعمدة الفرعية الأصغر.

الممرات: الممرات الأفقية التي تقسم لوحة كانبان إلى أقسام ، حيث تستخدمها الفرق للفصل البصري بين أنواع العمل المختلفة على نفس اللوحة وتنظيم المهام المتجانسة معًا.

وقت الدورة: يبدأ وقت الدورة في اللحظة التي تدخل فيها مهمة جديدة مرحلة “قيد التقدم” في سير عملك ، ويعمل شخص ما عليها بالفعل.

المهلة الزمنية: يبدأ الوقت المتوقع في الوقت الذي يتم فيه طلب مهمة جديدة (لا يهم إذا كان هناك شخص ما يعمل عليها بالفعل) وينتهي بخروجه النهائي من النظام.

الإنتاجية: عدد عناصر العمل التي تمر عبر (مكتمل) نظام أو عملية خلال فترة معينة ، حيث أن  معدل النقل هو مؤشر رئيسي يوضح مدى إنتاجية فريقك بمرور الوقت.

العمل قيد التقدم (WIP): هذا هو مقدار العمل الذي تعمل عليه حاليًا ، ولم ينته بعد.

حدود العمل قيد التقدم: يعني الحد من العمل الجاري الحد من عدد المهام التي يمكن لفريقك العمل عليها في وقت واحد لتجنب زيادة العبء وتبديل السياق.

فئات الخدمة: مجموعة من السياسات التي تساعد فرق Agile على تحديد أولويات عناصر العمل والمشاريع.

محطات كانبان: اجتماعات دورية تقود التغيير التطوري وتقديم الخدمات “الملائمة للغرض”.

برنامج Kanban: عبارة عن  نظام رقمي software يسمح بالتطبيق العملي لممارسات ومبادئ Kanban لاستخدامها من قبل فرق ومؤسسات مختلفة من جميع الأحجام.

أنواع لوحات كانبان

يمكن أن تكون لوحات Kanban من نوعين ، حسب تفضيل المستخدم وهي : 

1. لوحة Kanban المادية

تتكون لوحة كانبان المادية / التقليدية من سبورة بيضاء وبطاقات لاصقة ، بينما تشير الملاحظات اللاصقة إلى المهام ، فإن السبورة البيضاء هي المكون الأساسي للوحة كانبان المادية. 

هذا النوع  من لوح كانبان مجاني ، و يتم نقل الملاحظات اللاصقة من خطوة واحدة في عملية العمل إلى الخطوة التالية بشكل يدوي 

2. لوحة كانبان الرقمية

يمكن الوصول إلى لوحات كانبان الرقمية بشكل أكبر من نظيراتها المادية لأنها تعتمد على البرامج ، حيث تتيح لك لوحات Kanban عبر الإنترنت مراقبة تقدم المشروع من أي مكان تقريبًا مع تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق.

توفر بعض الأنظمة الرقمية مستوى عالٍ من القدرة على التكيف ، مما يسمح للمديرين بمراقبة العديد من تدفقات العمل وتنظيم عملهم في فئات مختلفة ، يتم استخدام أمثلة لا حصر لها من لوحات Kanban بشكل فعال عبر مختلف الصناعات ومن قبل فرق مكونة من أفراد من خلفيات ثقافية مختلفة.

مزايا لوحة كانبان

• تساعدك لوحات كانبان المادية والرقمية على تصور عملك من خلال عرض جميع المهام في إطار مشروع واحد (عن طريق مكتمل أو قيد التنفيذ أو قيد الاختبار ، على سبيل المثال) باستخدام المفهوم البسيط لـ “البطاقات” .
• يمكنك تحديد عدد المهام قيد التشغيل (أي مقدار العمل ، مع وضع حلها أو إمكانية التسليم في الاعتبار) .
• يركز على مدة الدورة – المدة التي تستغرقها المهمة للانتقال من التراكم إلى المرحلة النهائية .
• يسمح بالتسليم المستمر .
• تعتبر إحدى أبسط منهجيات الAgile التي يمكن تنفيذها خارج “عالم تكنولوجيا المعلومات”
• تمكّنك حدود العمل قيد التقدم من أن تصبح أكثر كفاءة
• توفر مبادئ وممارسات كانبان مسارًا تطوريًا نحو خفة الحركة دون تعطيل العمليات الحالية

 عيوب لوحة كانبان

• من الممكن أن يسيء أعضاء الفريق تفسير المعلومات المعروضة على لوحة Kanban ، خاصةً عندما يتم عرضها على أنها قديمة 
• نظرًا لعدم وجود أطر زمنية في كانبان ، يمكنك مواجهة المشكلات المتعلقة بالوقت ، مثل التأخير ، في كل مرحلة.

الخاتمة 

نظام كانبان هو أكثر من مجرد ملاحظات لاصقة على لوح أسهل طريقة لفهم كانبان هي تبني فلسفتها وتطبيقها على عملك اليومي ، إذا قرأت وفهمت وصدرت صدى مع مبادئها الأساسية ، فسيبدو الانتقال العملي منطقيًا وحتى لا مفر منه.

إن تصور سير العمل ، وتعيين حدود العمل قيد التقدم ، وإدارة التدفق ، وضمان السياسات الواضحة ، والتحسين المستمر سيأخذ عمليتك إلى ما هو أبعد مما يمكن أن تفكر فيه ، تذكر أيضا أن تنظم دورات تغذية راجعة “feedback” منتظمة ، وستكشف كل هذه الأجزاء معًا عن قوة كانبان الحقيقية.

قد تكون محاولة معرفة ما هو كانبان أمرًا صعبًا في البداية ولكن الآن بعد أن عرفت ما هو ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من فوائده الرئيسية في الدراسة أو العمل .

اقرأ أيضا: تقنية بومودورو الشهيرة لزيادة الإنتاجية

اقرأ أيضا: أفضل 10 تطبيقات تساعدك على زيادة الإنتاجية